Gestión automática de documentos
¡Elimine los problemas de gestión de los documentos que recibe!
Asigne los documentos a la aplicación y persona adecuada.
A tiempo, digitalizados, y listos para ser gestinados.
Capturar letra manuscrita es tan fácil como imprimir
Maximice
- el nivel de servicio
- su capacidad
- la calidad de la información
- la eficiencia
- el control
Minimice
- los costes operacionales
- el tiempo de proceso
- el tiempo de distribución
- los errores humanos
La preparación, clasificación y distribución manual de los documentos que llegan a la empresa (por distintos medios y con diferentes formatos) requiere cantidades inaceptables de tiempo y recursos. Además, el destinatario de los documentos tiene que dedicar un tiempo muy valioso a introducir la información en el sistema (sistema financiero, workflow, CRM, etc.). Por último, la consulta manual de los múltiples archivos, que contienen un gran número de expedientes, es aún más tediosa.
Por todos estos motivos, nos gustaría ayudarle a automatizar la gestión de sus documentos entrantes, para que ahorre tiempo, dinero y aumente el control sobre los documentos.
Clasificación, extracción y distribución automática
Con nuestra solución para la gestión automática de documentos entrantes podrá, de forma automática, clasificarlos, extraer la información relevante y distribuirlos a la/s persona/s adecuada/s. Además, se integra fácilmente con el resto de sistemas de la empresa.
Clasificación automática con auto-aprendizaje
El software trata todos los documentos que llegan a la empresa, en cualquier formato (papel, imagen, fax, XML, PDF,…)- los separa por grupos e identifica cada tipo de documento. Además, comprueba que los grupos de documentos son correctos, que cada grupo está completo y que todos los documentos pertenecen al grupo.
Siempre que haya dudas en la clasificación, se notifica al usuario para que realice sencillas correcciones
Extracción
Una vez clasificados los documentos, se extrae toda la información relevante (como los números de cuenta, números de seguros, nombre, direcciones, etc.), tanto si está impresa, como si está escrita a mano. A continuación, la información se transfiere al sistema de gestión junto con la imagen del documento. Ahora será posible buscar cualquier información relevante, en cualquier momento.
Gestión eficiente
La gestión de usuarios le permite autorizar la realización de actividades específicas a empleados concretos.
La supervisión de la producción le muestra exactamente dónde se encuentran los documentos en el sistema. Ofrece además una completa trazabilidad, apoyando el cumplimiento de normativas como el "Acta Sarbanes-Oxley SOX".
Integración
Seleccione el formato de salida que mejor se adapte a su sistema de gestión o de archivo.
Con la clasificación e indexación automática de documentos, podrá:
Mejorar el control
Un acceso inmediato a informes y auditorías implica una mejor comprensión del flujo de información crítica de la empresa.
Aumentar la eficiencia
Una clasificación y distribución más rápida y precisa aumentarán su eficiencia.
Eliminar tareas improductivas
Permita que los empleados se concentren en el análisis de los documentos, en vez de en su clasificación.
Aumentar la transparencia
El registro completo de todas las acciones le ayudará a cumplir la normativa legal, como la "SOX Act".
Ámbito de aplicación
Empresas u organizaciones que gestionen muchos tipos de de documentos en diferentes procesos empresariales. A veces en diferentes idiomas.
Gestión automática de documentos por sectores
Gestión automática de documentos por departamentos
Para más información, consulte nuestra lista de referencias o póngase en contacto con nosotros.