Gestión automática de facturas
¡Elimine los problemas con la gestión de sus facturas!
Homologado por la AEAT
Elimine
- la entrada manual de datos
- la distribución manual de facturas
Pase de pagar tarde sus facturas a obtener descuentos por pronto pago
Mejore las relaciones con sus proveedores
Haga que los informes financieros estén a tiempo y sean más precisos
"Ahora tenemos mayor control sobre las facturas."
Jan Ferro
Responsable de Compras
Green Mountain Power, EE.UU.
Los procesos de pago de las facturas pendientes son críticos para la empresa.
Por eso, nos gustaría simplificar sus rutinas y mejorar sus beneficios:
Automatice sus procesos
Desde la llegada de la factura hasta su contabilización y archivo, con un workflow eficiente para gestionar las incidencias.
En cualquier formato, desde cualquier origen
Documentos físicos, electrónicos e imágenes, a través del correo ordinario, correo electrónico, fax,...
Mejore lo que tiene
Se integra con el sistema contable/ERP que tenga su empresa.
Aumente la visibilidad
Mejore su cash flow y la gestión de facturas.
Existen muchos medios por los que puede llegar una factura: por carta, por fax, adjuntas a correos electrónicos, en formato XML o PDF,... Con la gestión automática de facturas podrá tratarlas todas.
Toda la información relevante se captura automáticamente. La validación y verificación de dicha información también se realizan de forma automática, ya que el software viene configurado con perfiles específicos para cada país en lo referente a tipos de IVA, monedas, formatos de fecha, etc. La información capturada se transfiere desde el software al sistema de destino.
Clasificación
Las identidades del proveedor y el comprador se detectan y verifican. También se detecta el tipo de gasto, general o de compra, y si se trata de una factura o un abono. Y se aplican automáticamente las reglas correctas de la empresa.
Extracción y validación
Si existen, también se pueden extraer todos los datos de las líneas de artículos y los múltiples tipos de IVA. Toda la información puede comprobarse, mediante cálculos o comparándola con los datos existentes. Si los datos coinciden, se elimina la necesidad de verificar manualmente la factura.
También se puede utilizar información de distintos libros mayores del ERP. Si todo es correcto y la factura corresponde a un pedido aprobado, puede contabilizarse automáticamente.
Verificación
Cada persona dedicada a la verificación, tiene una bandeja de entrada personalizada que contiene únicamente las facturas que está autorizado a gestionar Las correcciones realizadas se revalidan automáticamente de acuerdo a las reglas predefinidas.
La verificación puede realizarse fácilmente por Internet, sin problemas de seguridad.
Monitorización y control
El módulo opcional de monitorización facilita el seguimiento del proceso. Proporciona informes y estadísticas sobre las facturas y el procesamiento de los datos, y le permite medir el rendimiento del proceso con el parámetro de su elección.
Ámbito de aplicación
ReadSoft ofrece soluciones para la automatización de los procesos de Cuentas a Pagar, en cualquier sistema contable o ERP. Nuestras soluciones automatizan todos los procesos desde que se recibe la factura, pasando por la extracción de la información, su validación y verificación, hasta su transferencia al sistema de destino.
Integraciones
Hemos realizado multitud de instalaciones de éxito en cientos de clientes, que poseen diferentes programas de contabilidad o sistemas ERP.
Integrado en cualquier sistema contable/ERP/sistema financiero
La aplicación de ReadSoft para la gestión automática de facturas de proveedores se integra con cualquier sistema contable/ERP/sistema financiero,... tanto si son programas comerciales como si son programas a medida.
Además, hemos realizado integraciones "ad hoc" con programas contables de algunos fabricantes de software, como Microsoft, Sage, Lawson, SAP, Oracle, etc.
Para más información sobre cualquier otro ERP o programa en concreto, póngase en contacto con su oficina de ReadSoft local.
Certificado por SAP®
Además, para las empresas que tengan SAP, ofrecemos una serie de soluciones certificadas por la empresa alemana. Son aplicaciones totalmente transparentes, ya que pueden utilizarse en el entorno habitual SAP o a través de un sencillo interfaz web.
Automatización de facturas y otros procesos en SAP >> Carta de certificación de SAP (en inglés) >>
- Desde un “punto de entrada único” se accede a toda la información y datos necesarios, incluyendo datos del maestro de vendedores, datos de pedidos, datos de la factura original y a un historial de todas las acciones realizadas.
- Es posible acceder al proceso de aprobación de las facturas a través de SAP o de un explorador de Internet.
- Los proveedores autorizados pueden acceder al sistema para ver el estado de sus facturas.
- Las numerosas estadísticas que ofrece el sistema facilitan la optimización de procesos específicos. Esto permite, por ejemplo, cotejar proveedores y ver su evolución de forma cronológica.
Integrado en Microsoft
ReadSoft es "Certified Microsoft Gold partner" y nuestras soluciones están diseñadas para integrarse en plataformas Microsoft.
El software extrae la información de las facturas recibidas y la transfiere al ERP de Microsoft.
No importa si los documentos llegan en formato electrónico (email, XML, fax, etc) o en papel. El software encuentra la información que tiene que capturar y la transfiere al ERP de destino.
El software de ReadSoft puede transferir la información a cualquier aplicación de Microsoft (como Dynamics o SharePoint) o a cualquier ERP sobre Microsoft.
Integrado en Sage
Sage es "Integration Partner" de ReadSoft y nuestra aplicación para la gestión automática de facturas de proveedores se integra con alguna de sus aplicaciones (como Sage Professional Class y ContaPlus).
Sage e-ScanDoc es una solución completa de reconocimiento inteligente de facturas, adaptable a todas las necesidades y volúmenes de los despachos profesionales.
• Captura los datos de todas las facturas recibidas, sea cual sea su formato y origen.
• Validación automática de la información.
• Traspaso e integración automática de la información en la contabilidad.
• Gestión automática de las facturas para maximizar la productividad.
• Integración perfecta con las aplicaciones críticas del despacho profesional.
• Intercambio electrónico de documentos con clientes y proveedores.
Como consecuencia, Sage e-ScanDoc no sólo permite mejorar la calidad de los datos y ahorrar el tiempo de tratamiento manual, sino que también ayuda a reducir los costes, a optimizar los procesos y mejorar el entorno de trabajo.
Integrado en Lawson 
ReadSoft es "Business Partner" de Lawson y nuestra aplicación para la gestión automática de facturas de proveedores se integra con su software M3.
Lawson M3 ADC utiliza 4 sencillos pasos para gestionar las facturas de proveedores en Lawson M3:
- Capture: se reciben las facturas (si llegan en papel, se escanean) y se transfieren automáticamente a Lawson M3 ADC.
- Interpret: Lawson M3 ADC utiliza reglas predefinidas para “leer” los datos de las facturas y extraerlos. Las reglas que utiliza están diseñadas especialmente para Lawson M3.
- Verify: los datos recogidos en el paso anterior son verificados según otro conjunto de reglas predefinidas. Cuando aparece alguna incidencia, Lawson M3 ADC avisa al usuario, para que realice la revisión manual de la factura y corrija la incidencia.
- Transfer: Lawson M3 ADC Adapter transfiere los datos capturados, así como las imágenes digitales de los documentos, a la aplicación correspondiente de Lawson M3.
Certificado por Oracle®
Podrá utilizar las mismas funcionalidades de Oracle que ya tiene en su E-Business Suite y en su base de datos de Oracle.
- El mismo interfaz, workflow, reglas de validación y jerarquías de aprobación, con las mismas reglas de su contabilidad general.
- Acceso al proceso de aprobación a través de Oracle o de un navegador web. Tanto la información capturada como la imagen de la factura correspondiente están siempre disponibles a través del botón “Adjunto” del módulo AP de Oracle.
- Información en tiempo real de todo el proceso- donde están las facturas en el proceso y quién es la persona responsable del siguiente paso.
- Sin modificación de su E-Business Suite.
- Sin efecto sobre el soporte de Oracle ni en sus futuras actualizaciones.
Para todo tipo de empresas, de cualquier sector
Todo tipo de empresas privadas y organismos públicos
Los procesos de pago de las facturas pendientes son básicamente los mismos en todo tipo de organizaciones, independientemente del sector. Nuestra experiencia cubre todos los sectores industriales, así como administraciones públicas, en multitud de países con distintas legislaciones, reglas y prácticas empresariales.
Para más información, consulte nuestra lista de referencias o póngase en contacto con nosotros.