DOCUMENTS
Deje que los ordenadores clasifiquen los documentos recibidos
La aplicación DOCUMENTS, de ReadSoft, automatiza el tedioso trabajo de clasificación e indexación de documentos. Sólo hay que juntar todos los documentos recibidos, en papel o formato electrónico, y nuestro software hará el resto.
Con la clasificación e indexación automática de documentos se consigue una administración más eficiente en toda la empresa, con menores costes y tiempos de gestión.
Clasificación automatizada
La aplicación DOCUMENTS analiza cada documento entrante y determina el tipo de documento. ¿Es una reclamación de seguro, una factura, un pedido, una solicitud de préstamo, un informe de daños, una reclamación médica, una carta, una solicitud de crédito, un cambio de dirección,...?
El software clasifica cualquier documento automáticamente y también agrupa los documentos en grupos lógicos, por ejemplo, todos los documentos pertenecientes a un determinado expediente.
Indexación de documentos para facilitar su recuperación
Una vez que los documentos han sido clasificados, la aplicación DOCUMENTS extrae la información relevante de ellos. Independientemente de que busque números de cuenta, números de pólizas, nombres o direcciones, DOCUMENTS encuentra y extrae la información automáticamente.
Esta información, junto con el documento clasificado, está lista para introducirse en su sistema. Esto quiere decir que toda la información relevante de cualquier expediente estará disponible en formato digital.
Además, se pueden realizar búsquedas sobre toda la información extraída, lo que le ofrece la posibilidad de recuperar cualquier documento en cualquier momento.
Adecuado si:
Su organización gestiona grandes volúmenes de documentos y dedica mucho tiempo a su clasificación y archivo.
Con DOCUMENTS, podrá:
Aumentar la eficacia
Una clasificación y distribución más rápida y precisa aumentarán su eficiencia.
Mejorar el control
Un acceso inmediato a informes y auditorias significa una mejor comprensión del flujo de información crítica de su empresa.
Eliminar tareas improductivas
Permita que la plantilla se concentre en el análisis de los documentos, en vez de en su clasificación.
Aumentar la transparencia
Una completa auditoría le ayudará a cumplir la normativa legal, como la "SOX Act".
Capacidades técnicas
DOCUMENTS pueden contemplarse como un embudo al que llegan todos los documentos que recibe. Independientemente del formato en que lleguen (papel, fax, correo electrónico, PDF, etc.), los documentos se incorporan al flujo.
El software lee los documentos de un modo muy parecido a como lo hace una persona. Busca identificadores como logotipos, palabras clave, combinaciones de palabras y diseños.
Pero, a diferencia de los humanos, también puede utilizar códigos de barras para, por ejemplo, determinar el tipo de documento de que se trata y a qué grupo pertenece.
Un ejemplo típico
Un expediente de seguros contiene una formulario estándar, un parte de daños y una carta. DOCUMENTS determina el tipo de cada documento y mantiene agrupado el expediente mientras se va introduciendo en el sistema de gestión de expedientes.
Estos tres documentos quedan agrupados como un gran documento común y se presenta al responsable para su gestión. Como DOCUMENTS ya ha extraído los datos relevantes, cada documento puede conectarse con el expediente correcto y el responsable del mismo. También se puede buscar inmediatamente en su archivo o sistema de gestión.
Integración en cualquier sistema
Los datos de DOCUMENTS se introducen sin problemas en cualquier sistema ERP, archivo o sistema de gestión de expedientes.